En el actual escenario de modernización administrativa en Paraguay, el Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social (MTESS) ha simplificado y digitalizado la gestión de los registros laborales a través del sistema de Registro Obrero Patronal (REOP). Con la entrada en vigencia del Decreto N° 1989/2024 y la Resolución MTESS N° 1290/2024, es fundamental que los empleadores conozcan los pasos exactos para cumplir con sus obligaciones y evitar sanciones económicas.

A continuación, presentamos una guía detallada para gestionar altas, bajas y vacaciones de manera eficiente.

1. Comunicación de Altas y Bajas (Entradas y Salidas)

La formalización del inicio o fin de una relación laboral se ha simplificado mediante la interconexión tecnológica entre instituciones.

• Paso 1: Priorizar la automatización vía IPS. Actualmente, el MTESS y el Instituto de Previsión Social (IPS) vinculan sus sistemas. Todo registro de entrada o salida realizado ante el IPS se considera automáticamente comunicado al MTESS.
• Paso 2: Registro manual para casos especiales. Si posee sucursales no inscritas en el IPS o necesita realizar actualizaciones específicas que el sistema automático no procesó, debe utilizar la plataforma web del MTESS.
• Paso 3: Carga de datos obligatorios. El empleador debe registrar información precisa del trabajador, incluyendo:

         a- Datos personales: Nombre, documento de identidad, nacionalidad y estado civil.

         b- Datos laborales: Cargo, salario base, jornada laboral (diurna, nocturna o mixta), horario y modalidad contractual.

• Paso 4: Confirmación y carácter de Declaración Jurada. Toda información cargada tiene valor legal. Una vez confirmada o pasado el plazo de rectificación, los datos no podrán ser modificados.

2. Gestión y Comunicación de Vacaciones

El descanso anual es un derecho constitucional y su gestión debe seguir un protocolo administrativo estricto para ser válido.

• Paso 1: Planificación y Notificación. El empleador debe comunicar al trabajador la fecha de sus vacaciones con al menos quince días hábiles de antelación Si el trabajador las solicita, debe hacerlo con la misma antelación.
• Paso 2: Liquidación y Pago Anticipado. Es obligatorio pagar la remuneración de las vacaciones antes de que el trabajador comience su descanso. El monto proporcional no puede ser calculado en base a un monto inferior al mínimo legal vigente.
• Paso 3: Registro en el REOP. Se debe informar al sistema no solo el otorgamiento, sino también cualquier eventualidad como la acumulación (hasta por dos años a pedido del trabajador), interrupción por urgencia de la empresa o el fraccionamiento.
• Paso 4: El Libro de Información Laboral. Toda esta información alimenta el nuevo Libro de Información Laboral digital, que unifica los datos de empleados, salarios y descansos.

3. Régimen de Multas y Sanciones

El incumplimiento de los plazos o la omisión de datos conlleva sanciones financieras calculadas en jornales mínimos.

Por falta de comunicación o actualización (Altas, Bajas, Vacaciones):

Si el empleador no informa estos movimientos en el plazo y forma debida, las multas se aplican según los días de atraso:

• Hasta 30 días de atraso: 1 jornal mínimo.
• De 31 a 45 días de atraso: 2 jornales mínimos.
• De 46 días en adelante: 3 jornales mínimos.

Por inscripción patronal tardía (Inscripción inicial de la empresa):

Si la empresa no se inscribe dentro de los primeros 60 días de actividad, las multas son más severas:

• De 61 a 75 días: 10 jornales mínimos.
• De 76 a 90 días: 15 jornales mínimos.
• A partir de 91 días: 20 jornales mínimos.

Importante para MIPYMES: Las micro y pequeñas empresas debidamente categorizadas por el Ministerio de Industria y Comercio cuentan con un beneficio especial: en caso de mora, se les aplicará únicamente la multa mínima (1 jornal por falta de comunicación o 10 jornales por inscripción tardía), independientemente de cuánto tiempo haya pasado.

Es vital recordar que las comunicaciones automáticas derivadas del sistema del IPS están exentas de estas multas, lo que resalta la importancia de mantener al día los registros en el seguro social para facilitar la gestión ante el MTESS.

Una gestión ordenada de las comunicaciones de entrada, salidas y descansos anuales es el pilar de una administración de recursos humanos transparente y libre de multas. ¡Mantén tu registro obrero patronal al día y evita recargos innecesarios!

Este contenido es meramente informativo y no constituye asesoramiento profesional. Para un análisis específico de su caso, no dude en ponerse en contacto con nosotros.